O contexto das mudanças na hotelaria
A hotelaria no Brasil passa por uma fase de modernização regulatória que traz impactos diretos no cotidiano de quem organiza viagens corporativas. A Portaria nº 28/2025 do Ministério do Turismo estabelece normas mais claras para o setor, com foco em transparência e previsibilidade nos serviços prestados pelos meios de hospedagem como hotéis, pousadas, resorts, hostels e flats. Essas regras começaram a valer em dezembro de 2025 e representam um novo marco para o relacionamento entre hóspedes, empresas e estabelecimentos hoteleiros.
Para gestores de viagens corporativas, compreender essas mudanças é essencial — não apenas para evitar custos imprevistos, mas também para otimizar o planejamento financeiro, o compliance interno e a experiência dos colaboradores em viagem.
O que mudou nas normas de hospedagem
Uma das principais novidades é a padronização da diária como um período de 24 horas. Antes dessas regras, muitos hotéis adotavam horários de entrada e saída que não refletiam esse ciclo completo, como check-in à tarde e check-out pela manhã seguinte — resultando em menos tempo de uso do quarto apesar de o cliente pagar por uma diária completa. A nova norma exige que o valor pago cubra efetivamente o período de 24 horas, com margem de até três horas para serviços de limpeza e preparação do quarto, sem reduzir injustamente o tempo de permanência do hóspede.
Outro ponto importante é a obrigatoriedade de informar claramente o horário de check‑in e check‑out no momento da reserva e no ato do pagamento. Isso inclui todos os canais de venda, tanto do próprio hotel quanto de plataformas de terceiros, garantindo que o viajante corporativo saiba exatamente o que está contratando.
Além disso, a hotelaria brasileira está adotando a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) digital, permitindo que informações sobre o viajante sejam inseridas eletronicamente antes da chegada. Essa digitalização agiliza o processo de entrada no hotel, reduz filas nas recepções e melhora o fluxo de dados para os gestores de viagens.
Implicações diretas para viagens corporativas
Essas mudanças impactam o planejamento empresarial em várias frentes. A primeira delas é orçamentária: saber que a diária agora corresponde a um período claramente definido de 24 horas ajuda o gestor a calcular com precisão o custo total de hospedagem, evitando surpresas quando o colaborador chega cedo ou parte tarde em relação ao horário padrão do hotel.
Outro impacto importante está na previsão de horários de check‑in e check‑out. Em viagens corporativas, é comum que voos ou compromissos de trabalho não coincidam com os horários comerciais de hotelaria tradicional. Agora, é ainda mais importante alinhar agenda de reuniões, horários de voo e estadias de forma integrada, para que recursos não sejam desperdiçados ou duplicados. Isso exige que a equipe de gestão de viagens coordene melhor os detalhes operacionais e trabalhe com fornecedores que forneçam informações transparentes e atualizadas.
A clareza de informações também reduz ruídos entre a empresa, o colaborador e o hotel. Saber previamente quais são os limites de horário, quais serviços são incluídos na diária e como funcionam os procedimentos internos cria uma experiência mais previsível para o viajante corporativo, diminuindo pedidos de reembolso indevidos e retrabalhos administrativos.
Novas exigências de dados e compliance
Com a digitalização dos registros e a exigência de comunicação clara dos horários, a hotelaria também se torna mais alinhada com práticas de compliance e proteção de dados. Para empresas que já lidam com regulações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), essa padronização facilita a integração dos sistemas internos de gestão de viagens com os dados fornecidos pelos hotéis — com menos necessidade de processos manuais e mais visibilidade sobre quem está hospedado e por quanto tempo.
Para gestores corporativos, isso representa uma oportunidade de integrar dados de hospedagem com relatórios de custo por centro de gasto, permitindo análises mais precisas e decisões estratégicas orientadas por dados em tempo real.
Como se adaptar no planejamento de viagens corporativas
Diante dessas novas regras, alguns ajustes práticos no processo de gestão de viagens podem fazer toda a diferença:
1. Alinhar reservas com a agenda de trabalho: antes de confirmar hospedagem, verifique os horários de check‑in e check‑out definidos pelo hotel, especialmente em viagens com chegada antecipada ou partidas tardias.
2. Atualizar políticas internas: sua política de viagens corporativas deve refletir essas mudanças, incluindo diretrizes sobre tempo mínimo de uso das diárias, reembolso de horas extras e comunicação de horários aos colaboradores.
3. Treinar gestores e viajantes: assegurar que todos entendam como funcionam as regras de hospedagem evita mal‑entendidos e pedidos de ressarcimento que não estão alinhados com a nova realidade da hotelaria.
4. Usar tecnologia para automatizar processos: sistemas de gestão de viagens ajudam a consolidar informações de reservas, horários, notas fiscais e relatórios de gasto, permitindo que você monitore tudo em um único lugar e garanta compliance com as novas normas.
O impacto no custo total de viagem
Embora as regras não tenham sido elaboradas com foco exclusivo no setor corporativo, elas trazem mais previsibilidade e transparência, o que é fundamental para qualquer empresa que busca eficiência em suas viagens. Saber exatamente o que está incluído em uma diária, como serão tratadas as horas de uso e como os dados do viajante serão registrados diminui o risco de custos extras inesperados e melhora a alocação de orçamento de viagem.
Essa clareza, aliada a processos internos ajustados e ao uso de plataformas de gestão de viagens, permite que o departamento responsável planeje estadias com mais precisão, controle gastos de forma mais eficaz e dedique mais tempo à estratégia do que à operação.
Conclusão: oportunidades em meio às mudanças
As novas regras de hotelaria representam mais do que um ajuste regulatório — são uma chance de elevar a maturidade do planejamento de viagens corporativas. Com as normas tornando os procedimentos mais transparentes, as empresas podem exigir padrões mais altos de seus fornecedores, alinhar melhor suas políticas internas e, acima de tudo, oferecer uma experiência mais consistente aos colaboradores em deslocamento.
Para os gestores de travel & expense (T&E), isso significa mais ferramentas para controlar custos, reduzir surpresas em relatórios e alinhar a estratégia de viagens com os objetivos financeiros e operacionais da empresa. Adotar boas práticas agora prepara o terreno para um futuro onde viagens corporativas sejam cada vez mais previsíveis, transparentes e eficientes — independentemente das constantes mudanças do setor hoteleiro.
