Onde as empresas mais desperdiçam dinheiro nas viagens corporativas

As viagens corporativas são essenciais para conquistar clientes, acompanhar projetos, visitar unidades, participar de eventos e fortalecer relações comerciais. Entretanto, quando não existe planejamento, controle e análise de dados, elas também podem se transformar em uma fonte significativa de desperdícios.

Na maioria das empresas, o problema não está em uma única passagem cara ou em uma diária de hotel acima da média. As perdas costumam estar distribuídas em diversos pontos da operação: reservas feitas de última hora, cancelamentos recorrentes, créditos não utilizados, compras fora dos canais oficiais, processos de aprovação demorados e políticas que não refletem a realidade dos viajantes.

Como esses custos aparecem separadamente, nem sempre recebem a atenção necessária. Somados ao longo de meses, porém, podem representar uma parcela relevante do orçamento corporativo.

Identificar onde as empresas mais desperdiçam dinheiro nas viagens corporativas é o primeiro passo para construir uma gestão mais eficiente, previsível e estratégica.

Por que os desperdícios em viagens corporativas são difíceis de identificar?

Muitas organizações acompanham apenas o gasto total com passagens, hospedagens e transportes. Esse controle é importante, mas não mostra como o dinheiro foi utilizado nem quais decisões poderiam ter reduzido os custos.

Duas empresas podem gastar o mesmo valor anual com viagens e apresentar níveis de eficiência completamente diferentes. Enquanto uma realiza reservas antecipadas, utiliza acordos comerciais e reaproveita créditos, a outra compra de última hora, acumula multas e permite que os colaboradores façam reservas em diferentes canais.

Para identificar os desperdícios, é necessário analisar toda a jornada da viagem:

• solicitação;
• aprovação;
• cotação;
• reserva;
• pagamento;
• realização do deslocamento;
• cancelamento ou remarcação;
• prestação de contas;
• análise dos resultados.

Quando essas etapas não estão integradas, surgem custos que poderiam ser evitados.

1. Reservas feitas com pouca antecedência

A compra de passagens e hospedagens muito próxima à data da viagem é uma das principais fontes de aumento de custos.

Quanto menor a antecedência, menor tende a ser a disponibilidade de tarifas, horários e categorias de acomodação. A empresa também perde flexibilidade para comparar alternativas e escolher a opção com melhor relação entre preço, duração e conveniência.

As reservas tardias podem ocorrer por diferentes motivos:

• demora na solicitação da viagem;
• planejamento inadequado dos departamentos;
• processos lentos de aprovação;
• alteração repentina de agendas;
• ausência de uma política de antecedência;
• cultura de tratar todas as viagens como urgentes.

É importante diferenciar uma emergência legítima de uma falha de planejamento. Visitas técnicas, crises operacionais e oportunidades comerciais inesperadas podem exigir deslocamentos imediatos. Entretanto, quando a maioria das viagens é solicitada em cima da hora, o problema está no processo.

Como reduzir esse desperdício

• Definir uma antecedência mínima recomendada para cada tipo de viagem;
• Criar alertas para solicitações fora do prazo;
• Acompanhar a antecedência média por departamento;
• Simplificar o fluxo de aprovação;
• Planejar eventos, feiras e reuniões recorrentes com antecedência;
• Analisar quais áreas concentram as reservas emergenciais.

A empresa não precisa impedir todas as solicitações tardias. O objetivo é evitar que a urgência se torne o padrão.

2. Processos de aprovação demorados

Uma tarifa encontrada no momento da cotação pode não estar mais disponível quando a aprovação finalmente acontece.

Em muitas empresas, a solicitação precisa passar por diferentes gestores, áreas e centros de custo. Quando o fluxo é excessivamente burocrático, o tempo de resposta aumenta e a organização acaba pagando mais pelo mesmo serviço.

Além do aumento de tarifa, processos demorados podem provocar:

• perda de assentos em voos adequados;
• indisponibilidade em hotéis próximos ao compromisso;
• aumento do retrabalho;
• necessidade de novas cotações;
• insatisfação do viajante;
• redução do tempo disponível para planejamento.

Como tornar a aprovação mais eficiente

A empresa pode estabelecer faixas automáticas de aprovação conforme o valor, o cargo, o destino e o motivo da viagem.

Solicitações que estejam dentro da política podem seguir um fluxo simplificado. Já situações fora dos padrões definidos podem ser direcionadas para uma análise adicional.

Outras medidas importantes incluem:

• limitar o número de aprovadores;
• definir substitutos para gestores ausentes;
• utilizar plataformas integradas;
• estabelecer prazos para resposta;
• padronizar as informações obrigatórias;
• acompanhar o tempo médio de aprovação.

Controle não deve ser confundido com burocracia. Um processo eficiente protege o orçamento sem impedir a agilidade da operação.

3. Compra baseada apenas no menor preço

Escolher sempre a tarifa mais barata pode parecer uma decisão econômica, mas nem sempre representa o menor custo total para a empresa.

Uma passagem aérea mais barata pode incluir:

• horários pouco produtivos;
• conexões longas;
• aeroportos distantes;
• ausência de bagagem;
• regras restritivas;
• multas elevadas;
• impossibilidade de alteração;
• maior risco de perda de conexão.

Da mesma forma, um hotel com diária inferior pode estar distante do local das reuniões, aumentando gastos com transporte e tempo de deslocamento.

O custo real de uma viagem deve considerar o conjunto da operação, e não apenas o valor inicial da reserva.

O que deve ser avaliado além do preço

• Tempo total de deslocamento;
• Localização do hotel;
• Condições para cancelamento;
• Flexibilidade para alterações;
• Bagagem incluída;
• Custos de transporte terrestre;
• Horário de chegada e saída;
• Segurança do destino;
• Impacto sobre a produtividade do colaborador.

A melhor escolha é aquela que oferece a relação mais eficiente entre custo, segurança, flexibilidade e produtividade.

4. Cancelamentos e remarcações frequentes

Mudanças de agenda fazem parte da rotina empresarial. Entretanto, cancelamentos e remarcações recorrentes podem gerar multas, diferenças tarifárias e perda de serviços já contratados.

Em alguns casos, a empresa compra uma tarifa restritiva para economizar no momento da reserva, mas acaba pagando um valor muito maior quando precisa alterar a viagem.

Os principais custos relacionados a cancelamentos e remarcações incluem:

• multas;
• diferenças de tarifa;
• taxas administrativas;
• diárias não reembolsáveis;
• transportes contratados e não utilizados;
• ingressos ou inscrições perdidos;
• bilhetes sem possibilidade de crédito.

Como diminuir as perdas

A empresa deve acompanhar não apenas o valor gasto com alterações, mas também os motivos que provocaram essas mudanças.

Entre as causas mais comuns estão:

• aprovação da viagem antes da confirmação da agenda;
• reuniões marcadas sem validação de todos os participantes;
• mudanças de prioridade;
• falhas na comunicação;
• compra de tarifas inadequadas ao perfil da viagem;
• planejamento insuficiente.

Viagens com maior probabilidade de mudança podem justificar a contratação de tarifas flexíveis. Embora sejam mais caras inicialmente, elas podem reduzir o custo total quando alterações são frequentes.

5. Créditos de passagens não utilizados

Quando uma passagem é cancelada, o valor pode gerar um crédito para utilização futura, conforme as regras da companhia aérea e da tarifa adquirida.

Sem um controle centralizado, esses créditos podem ser esquecidos e expirar.

Esse desperdício ocorre principalmente quando:

• as compras são realizadas em diferentes canais;
• não existe um responsável pelo acompanhamento;
• os créditos estão vinculados a passageiros específicos;
• os prazos de validade não são monitorados;
• novas passagens são compradas sem consultar os valores disponíveis.

O que deve ser controlado

• Nome do passageiro;
• Companhia aérea;
• Número do bilhete;
• Valor disponível;
• Regras de utilização;
• Prazo de validade;
• Status do crédito;
• Histórico de tentativas de reaproveitamento.

O aproveitamento de créditos deve fazer parte do processo de cotação. Antes de realizar uma nova compra, é necessário verificar se o viajante possui algum saldo disponível.

6. Reservas realizadas fora dos canais oficiais

Quando colaboradores compram passagens, hotéis e transportes diretamente em sites, aplicativos ou fornecedores não homologados, ocorre o chamado vazamento de reservas.

Esse comportamento reduz o controle da empresa e dificulta a consolidação dos dados.

As reservas fora dos canais oficiais podem provocar:

• perda de tarifas negociadas;
• dificuldade para localizar viajantes;
• ausência de suporte em emergências;
• redução do poder de negociação;
• compras fora da política;
• duplicidade de reservas;
• problemas na prestação de contas;
• dados incompletos nos relatórios.

Em alguns casos, o colaborador encontra uma tarifa aparentemente mais barata em outro canal. Entretanto, essa comparação pode ignorar diferenças de regras, bagagem, impostos, suporte e condições de pagamento.

Por que os colaboradores compram fora do canal?

As principais razões costumam ser:

• desconhecimento da política;
• dificuldade de utilização da plataforma;
• demora no atendimento;
• preferência por programas de fidelidade;
• percepção de que o canal oficial é mais caro;
• ausência de fiscalização;
• política excessivamente restritiva.

O problema não é resolvido apenas com proibições. A empresa precisa tornar o canal oficial simples, competitivo e adequado à realidade dos viajantes.

7. Política de viagens desatualizada

Uma política de viagens criada há vários anos pode não refletir as atuais necessidades da empresa, os preços praticados pelo mercado ou o novo perfil de deslocamentos.

Limites de hospedagem incompatíveis com determinadas cidades, regras muito rígidas e fluxos excessivamente burocráticos incentivam exceções e compras fora da política.

Uma política desatualizada também pode ignorar temas importantes, como:

• trabalho híbrido;
• bleisure;
• sustentabilidade;
• segurança da informação;
• diversidade e acessibilidade;
• novos meios de hospedagem;
• transporte por aplicativo;
• gestão de riscos;
• proteção de dados;
• assistência ao viajante.

Sinais de que a política precisa ser revisada

• Alto número de solicitações excepcionais;
• Baixo índice de conformidade;
• Reclamações recorrentes dos viajantes;
• Limites frequentemente ultrapassados;
• Compras constantes fora do canal;
• Processos de aprovação lentos;
• Regras que não são compreendidas;
• Dificuldade para aplicar a política na prática.

A política deve equilibrar controle financeiro, segurança, produtividade e experiência do colaborador.

8. Falta de negociação com fornecedores

Empresas que concentram um volume relevante de viagens podem estar perdendo dinheiro por não utilizar seus próprios dados durante as negociações.

Quando a organização conhece seus principais destinos, companhias aéreas, redes hoteleiras e períodos de maior demanda, consegue negociar condições mais adequadas.

As oportunidades podem incluir:

• tarifas corporativas;
• descontos por volume;
• benefícios em hospedagens;
• condições flexíveis de cancelamento;
• bagagem incluída;
• prioridade de atendimento;
• redução de taxas;
• upgrades;
• formas especiais de pagamento.

Sem informações consolidadas, a empresa pode comprar repetidamente dos mesmos fornecedores sem transformar esse volume em vantagens comerciais.

Dados necessários para uma boa negociação

• Gasto anual por fornecedor;
• Quantidade de viagens;
• Principais rotas;
• Número de diárias;
• Sazonalidade;
• Frequência de cancelamentos;
• Perfil dos viajantes;
• Potencial de concentração de volume.

Negociar não significa escolher um único fornecedor para todas as situações. Significa utilizar o histórico de compras para conseguir melhores condições.

9. Escolha inadequada de hotéis

A hospedagem mais barata nem sempre é a opção mais eficiente.

Um hotel distante do local de trabalho pode aumentar despesas com transporte, tempo perdido no trânsito e exposição do colaborador a riscos.

Também é necessário considerar:

• qualidade da conexão à internet;
• segurança da região;
• disponibilidade de alimentação;
• estrutura para trabalho;
• facilidade de acesso;
• política de cancelamento;
• horário de check-in e check-out;
• reputação do estabelecimento.

O valor da diária deve ser analisado junto ao custo total da permanência.

Uma economia de R$ 80 na hospedagem pode ser anulada por deslocamentos diários mais caros, maior tempo improdutivo ou necessidade de transporte em horários de risco.

10. Falta de controle sobre despesas adicionais

Passagem e hospedagem são apenas parte do custo de uma viagem corporativa.

Despesas com alimentação, transporte, estacionamento, bagagem, internet, telefonia, lavanderia e taxas locais também podem representar valores relevantes.

Quando não existem regras claras, cada colaborador adota seus próprios critérios.

Isso pode gerar:

• reembolsos incompatíveis;
• falta de comprovantes;
• despesas pessoais misturadas às corporativas;
• pagamentos duplicados;
• demora na prestação de contas;
• dificuldade para prever o custo final.

Como melhorar esse controle

• Definir limites por categoria;
• Estabelecer regras para reembolso;
• Utilizar cartões corporativos;
• Digitalizar comprovantes;
• Integrar despesas e reservas;
• Criar prazos para prestação de contas;
• Analisar gastos por destino e perfil de viagem.

O objetivo não é controlar cada escolha do colaborador, mas garantir critérios claros, justos e auditáveis.

11. Falta de integração entre viagens e despesas

Em algumas empresas, as reservas são controladas por uma área, enquanto os reembolsos, cartões e prestações de contas são administrados por sistemas separados.

Essa fragmentação dificulta a identificação do custo completo da viagem.

Sem integração, a organização pode conhecer o valor da passagem e do hotel, mas não saber exatamente quanto foi gasto em:

• alimentação;
• deslocamentos;
• taxas;
• alterações;
• serviços adicionais;
• reembolsos;
• adiantamentos.

Uma viagem inicialmente orçada em determinado valor pode terminar com um custo significativamente superior.

A integração entre reservas, pagamentos e despesas permite comparar o valor previsto com o valor efetivamente realizado.

12. Ausência de indicadores de desempenho

Sem KPIs, os gestores não conseguem identificar onde estão os principais desvios.

A empresa pode continuar repetindo os mesmos erros porque não acompanha indicadores como:

• antecedência média das reservas;
• custo médio por viagem;
• diária média de hospedagem;
• índice de conformidade;
• valor gasto com remarcações;
• créditos disponíveis;
• taxa de reservas fora do canal;
• tempo médio de aprovação;
• satisfação dos viajantes;
• gastos por departamento.

Os relatórios não devem servir apenas para mostrar quanto foi gasto. Eles precisam explicar por que os custos aumentaram e quais ações podem ser tomadas.

13. Falta de planejamento para períodos de alta demanda

Feiras, congressos, convenções e eventos esportivos podem provocar aumento expressivo nas tarifas de hotéis e passagens.

Quando a empresa deixa para organizar a viagem após a confirmação final de todos os participantes, pode encontrar pouca disponibilidade e preços elevados.

O planejamento antecipado é especialmente importante em:

• grandes eventos corporativos;
• destinos com baixa oferta hoteleira;
• períodos de férias;
• feriados;
• eventos internacionais;
• cidades com poucos voos;
• viagens de grupos.

Reservas de grupos exigem regras, prazos e condições diferentes das viagens individuais. A falta de planejamento pode aumentar custos e dificultar alterações.

14. Desconsiderar o tempo do colaborador

O tempo do viajante também possui valor.

Rotas excessivamente longas, conexões desnecessárias, horários inadequados e hotéis distantes podem reduzir a produtividade e aumentar o desgaste físico.

Uma economia financeira pequena pode gerar:

• perda de horas de trabalho;
• maior cansaço;
• necessidade de descanso adicional;
• atrasos em reuniões;
• pior desempenho;
• insatisfação;
• aumento do risco de incidentes.

A gestão eficiente precisa equilibrar economia e produtividade.

Nem sempre o voo mais barato é o mais vantajoso quando obriga o colaborador a perder um dia inteiro em deslocamento.

15. Falta de suporte em situações críticas

Cancelamentos de voos, greves, problemas médicos, perda de documentos e eventos climáticos podem exigir decisões rápidas.

Sem uma estrutura de suporte, o viajante pode tomar decisões por conta própria, contratar serviços mais caros ou ficar exposto a riscos desnecessários.

A ausência de atendimento especializado pode provocar:

• compra duplicada de passagens;
• hospedagens emergenciais com valores elevados;
• perda de conexões;
• atraso no retorno;
• dificuldade para acionar o seguro;
• falta de orientação;
• aumento do impacto financeiro do incidente.

O suporte não deve ser avaliado apenas pelo custo do serviço, mas pela capacidade de reduzir prejuízos e proteger o colaborador.

16. Falta de análise do retorno das viagens

Algumas empresas controlam os gastos, mas não avaliam os resultados gerados pelos deslocamentos.

Nem toda viagem precisa produzir retorno financeiro imediato. Visitas técnicas, treinamentos, auditorias, reuniões internas e acompanhamento de operações podem gerar benefícios indiretos.

Ainda assim, a empresa precisa compreender se a viagem atingiu o objetivo proposto.

Algumas perguntas ajudam nessa avaliação:

• A reunião poderia ter sido realizada remotamente?
• O objetivo da viagem foi alcançado?
• Houve avanço na negociação?
• O deslocamento contribuiu para o projeto?
• Existe necessidade de novas viagens?
• O custo foi compatível com o resultado?
• A viagem gerou aprendizados ou oportunidades?

Essa análise ajuda a priorizar deslocamentos realmente estratégicos.

Como identificar os desperdícios na prática

O primeiro passo é consolidar as informações relacionadas às viagens.

A empresa deve analisar os dados por:

• período;
• centro de custo;
• departamento;
• colaborador;
• destino;
• fornecedor;
• tipo de serviço;
• motivo da viagem.

Em seguida, é necessário comparar o comportamento real com as regras e metas da organização.

Alguns sinais de alerta incluem:

• aumento da compra de última hora;
• excesso de remarcações;
• créditos próximos do vencimento;
• alta concentração de reservas externas;
• crescimento do custo médio;
• baixa conformidade com a política;
• reclamações recorrentes;
• despesas adicionais acima do previsto.

A análise deve resultar em planos de ação com responsáveis, prazos e metas.

Medidas para reduzir os desperdícios

Não existe uma única solução para todos os problemas. A redução de custos depende da combinação de processos, tecnologia, política e acompanhamento especializado.

Entre as principais medidas estão:

• Centralizar as reservas;
• Atualizar a política de viagens;
• Definir metas de antecedência;
• Automatizar aprovações;
• Monitorar créditos;
• Negociar com fornecedores;
• Integrar reservas e despesas;
• Acompanhar KPIs;
• Capacitar os colaboradores;
• Revisar periodicamente os resultados;
• Oferecer suporte durante toda a viagem.

A economia sustentável não vem de cortes indiscriminados. Ela surge da eliminação de ineficiências.

O papel de uma agência de viagens corporativas

Uma agência especializada atua como parceira estratégica na identificação e redução dos desperdícios.

Além da emissão de passagens e reservas, seu trabalho pode envolver:

• análise do histórico de compras;
• criação de relatórios gerenciais;
• acompanhamento de tarifas;
• controle de créditos;
• suporte a negociações;
• orientação sobre a política de viagens;
• gestão de fornecedores;
• atendimento emergencial;
• identificação de oportunidades de economia.

Com dados centralizados e suporte especializado, a empresa ganha visibilidade sobre toda a operação.

Reduzir custos não significa piorar a experiência

Um erro comum é associar economia à redução automática de conforto, segurança ou qualidade.

Cortes mal planejados podem gerar consequências maiores, como queda de produtividade, descumprimento da política, insatisfação dos colaboradores e aumento das compras fora dos canais oficiais.

A gestão eficiente busca eliminar desperdícios sem comprometer os fatores essenciais da viagem.

Isso significa oferecer ao colaborador opções adequadas, dentro de critérios claros e alinhadas aos objetivos da organização.

Transformando desperdícios em oportunidades de economia

Os maiores desperdícios das viagens corporativas raramente estão concentrados em uma única decisão. Eles surgem da repetição de pequenos desvios, processos lentos e falta de visibilidade.

Reservas tardias, créditos esquecidos, remarcações frequentes e compras descentralizadas podem parecer problemas operacionais isolados. Quando analisados em conjunto, revelam oportunidades importantes de economia.

Empresas que centralizam informações, acompanham indicadores e revisam seus processos conseguem reduzir despesas sem prejudicar a segurança ou a experiência dos viajantes.

Na TTR Corporate Travel, ajudamos empresas a transformar dados de viagens em decisões mais inteligentes. Por meio de gestão especializada, atendimento consultivo e análise dos principais indicadores, é possível reduzir desperdícios, aumentar o controle e tornar cada deslocamento mais eficiente e estratégico.